Quy Trình Quản Lý Task Trên Trello Giữa Các Team PO, Design, Marketing và Development tại Fordeer Commerce

Trong môi trường làm việc đa team, việc quản lý task hiệu quả trên Trello giữa các team Product Owner (PO), Design, Marketing và Development là rất quan trọng để đảm bảo dự án tiến triển suôn sẻ và đạt được các mục tiêu đề ra. Dưới đây là quy trình chi tiết giúp các team phối hợp và quản lý task đúng cách.

Cấu Trúc Trello Board

1. Master Board (Board Quản Lý Backlogs)

• Lists (Danh Sách):
  • Backlog: Chứa tất cả các nhiệm vụ chưa được lên kế hoạch hoặc chưa được ưu tiên.
  • Approved: Nhiệm vụ đã được các team đồng thuận và sẵn sàng để triển khai.
  • Completed: Nhiệm vụ đã hoàn thành và được chấp thuận.
  • Blocked: Nhiệm vụ gặp vấn đề hoặc cần sự can thiệp từ các team khác.
• Labels (Nhãn):
  • PO: Liên quan đến Product Owner.
  • Design: Liên quan đến đội ngũ thiết kế.
  • Marketing: Liên quan đến đội ngũ marketing.
  • Development: Liên quan đến đội ngũ phát triển.
  • High Priority: Nhiệm vụ ưu tiên cao.
  • Medium Priority: Nhiệm vụ ưu tiên trung bình.
  • Low Priority: Nhiệm vụ ưu tiên thấp.
  • Bug: Liên quan đến lỗi phần mềm.
  • Feature: Liên quan đến tính năng mới.
  • Improvement: Liên quan đến cải tiến.

Vai Trò và Trách Nhiệm

1. Product Owner (PO)

• Chủ Yếu:
  • Tạo và quản lý các task trên Master Board Backlog.
  • Phối hợp với các team để đảm bảo yêu cầu và mục tiêu dự án được hiểu rõ.
• Trách Nhiệm:
  • Tạo và mô tả các card nhiệm vụ.
  • Gắn nhãn PO và ưu tiên cho các nhiệm vụ.
  • Phối hợp với các team khác để đảm bảo yêu cầu được hiểu rõ và thực hiện đúng.

2. Design Team

• Chủ Yếu:
  • Thực hiện các nhiệm vụ thiết kế từ các board riêng.
• Trách Nhiệm:
  • Nhận nhiệm vụ từ Board Design.
  • Tạo wireframes, mockups và prototypes theo yêu cầu.
  • Cập nhật tiến độ và chuyển task sang Review khi hoàn thành.

3. Marketing Team

• Chủ Yếu:
  • Thực hiện các nhiệm vụ marketing từ các board riêng.
• Trách Nhiệm:
  • Nhận nhiệm vụ từ Board Marketing.
  • Phát triển chiến lược, nội dung và các tài liệu marketing.
  • Cập nhật tiến độ và chuyển task sang Review khi hoàn thành.

4. Development Team

• Chủ Yếu:
  • Thực hiện các nhiệm vụ phát triển từ các board riêng.
• Trách Nhiệm:
  • Nhận nhiệm vụ từ Board Development.
  • Phát triển và triển khai các tính năng sản phẩm.
  • Cập nhật tiến độ và chuyển task sang Review khi hoàn thành.

Quy Trình Xử Lý Task

Bước 1: PO Xây Dựng Task trên Master Board Backlog

1. PO tạo task trên Board Backlog với đầy đủ thông tin: tiêu đề, mô tả, yêu cầu, và các User Stories.
2. Gắn nhãn tương ứng với tên các ứng dụng liên quan như Invoice_App, Label_App, Popup_App để phân loại nhiệm vụ.

Bước 2: Team Approves Task

1. Các team liên quan (Design, Marketing, Development) xem xét task trên Board Backlog.
2. Nếu task được đồng thuận, các team sẽ approve task bằng cách thêm comment hoặc di chuyển card vào danh sách Approved.

Bước 3: Copy Task Sang Các Board Tương Ứng

1. Khi task được approved, PO sẽ copy task đó sang các board tương ứng của từng team.
2. Sử dụng tính năng Copy Card của Trello để sao chép task, tạo các subtasks nếu cần thiết.
3. Gắn liên kết giữa task chính trên Board Backlog và các subtasks trên các board riêng bằng cách thêm liên kết vào phần References của card.

Bước 4: Phân Công Task Cho Thành Viên

1. Các team gán task cho thành viên trên board riêng của mình.
2. Assignees được gán cho từng subtask dựa trên vai trò và trách nhiệm.
3. Thành viên sẽ di chuyển task từ danh sách To Do sang In Progress khi bắt đầu làm việc.

Bước 5: Cập Nhật Tiến Độ Task

1. Thành viên cập nhật tiến độ công việc trên board riêng bằng cách di chuyển card qua các danh sách In Progress, Review, và Completed.
2. PO theo dõi tiến độ tổng thể trên Board Backlog thông qua các liên kết và cập nhật liên tục.

Bước 6: Thảo Luận và Giải Quyết Vấn Đề

1. Nếu cần thảo luận hoặc giải quyết vấn đề liên quan đến task, các thành viên sử dụng task chính trên Board Backlog để trao đổi.
2. Các cuộc thảo luận được thực hiện trực tiếp trên card task chính để duy trì sự minh bạch và dễ dàng theo dõi.

Biểu Đồ Minh Họa Quy Trình Quản Lý Task

Công Cụ và Power-Ups Hỗ Trợ

1. Power-Ups Cần Thiết

• Unito: Đồng bộ hóa các card giữa các board để đảm bảo thông tin luôn cập nhật.
• Butler: Tự động hóa các quy trình và tạo rules cho các hành động tự động.
• Card Sync: Liên kết và đồng bộ hóa các card giữa các board khác nhau.

2. Sử Dụng Templates

• Tạo Mẫu Nhiệm Vụ: Sử dụng templates để tạo nhanh các nhiệm vụ theo định dạng đã chuẩn hóa, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.

Best Practices

• Minh Bạch và Tích Cực Giao Tiếp: Đảm bảo mọi thành viên trong team đều cập nhật trạng thái nhiệm vụ thường xuyên và sử dụng các công cụ giao tiếp hiệu quả như Slack hoặc Microsoft Teams.
• Định Kỳ Kiểm Tra Master Board: PO nên tổ chức các cuộc họp định kỳ để kiểm tra và cập nhật tiến độ trên master board.
• Sử Dụng Automation: Tận dụng các Power-Ups như Butler để tự động hóa các quy trình, giảm thiểu công việc thủ công và tránh sai sót.
• Đào Tạo và Hỗ Trợ: Cung cấp đào tạo cho các team về cách sử dụng Trello hiệu quả và các Power-Ups hỗ trợ quản lý task.
• Phản Hồi và Cải Thiện Liên Tục: Thu thập phản hồi từ các team để cải thiện quy trình quản lý task và tối ưu hóa sự phối hợp giữa các team.

Lợi Ích Của Quy Trình Quản Lý Task Trên Trello

• Tăng Tính Minh Bạch: Tất cả các team có thể thấy được tiến độ và trạng thái của các nhiệm vụ, giúp nâng cao sự minh bạch và trách nhiệm.
• Hợp Tác Hiệu Quả: Các team có thể phối hợp và làm việc cùng nhau một cách linh hoạt và hiệu quả hơn.
• Quản Lý Thời Gian Tốt Hơn: Đặt hạn chót và theo dõi tiến độ giúp đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.
• Phát Hiện Vấn Đề Sớm: Việc theo dõi trạng thái nhiệm vụ giúp phát hiện và giải quyết các vấn đề kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
• Tăng Năng Suất: Automation và việc sử dụng các templates giúp giảm thời gian thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tăng năng suất làm việc của các team.

Kết Luận

Quy trình quản lý task trên Trello giữa các team PO, Design, Marketing và Development tại Fordeer Commerce được thiết kế để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả, tăng cường minh bạch và nâng cao chất lượng sản phẩm. Bằng cách tuân thủ quy trình này và áp dụng các best practices, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng cao và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

Fordeer Commerce luôn khuyến khích mọi thành viên trong team tham gia tích cực vào việc hoàn thiện và cải tiến quy trình, đóng góp ý kiến và sáng tạo để đạt được sự thành công chung.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần hỗ trợ thêm về quy trình xử lý task trên Trello, xin vui lòng liên hệ với Project Manager, Team Leader, hoặc Scrum Master để được giải đáp chi tiết.

Fordeer Commerce luôn cam kết mang đến môi trường làm việc hỗ trợ, khuyến khích sự phát triển kỹ năng và đảm bảo chất lượng sản phẩm cao nhất cho tất cả các team.